« Une croquis vaut mieux qu’un long discours. » Napoléon Bonaparte

Ce vieux proverbe démontre bien la place importante qu’occupe le visuel dans nos vies. À l’heure des réseaux sociaux tels Instagram ou Snapchat, l’image a pris le dessus sur le texte. En une simple représentation graphique, il est possible de faire comprendre un concept. C’est pourquoi, utiliser excel afin de créer un tableau ou un graphe peut s’avérer très utile.

Cependant, bien que les jeunes sachent utiliser parfaitement les réseaux sociaux et le smartphone, certains ne possèdent pas d’ordinateur sur lequel apprendre à faire des recherches ou utiliser la suite bureautique Microsoft Office. Ils seraient 19% dans ce cas selon une étude du CSA Research.

Voici donc les informations essentiels pour vous guider au sein de Microsoft excel et réussir à réaliser un graphique.

Quel graphique réaliser sur Excel ?

Le logiciel Excel de la suite bureautique Microsoft Office offre de nombreuses options pour ses utilisateurs. Ce logiciel permet notamment de classer toutes sortes de données et de réaliser des calculs simplifiés grâce à des macros, des processus de calculs automatisés.

Le logiciel est notamment connu et utilisé pour réaliser des tableaux croisés dynamiques, des tableaux simples ou des graphiques. Véritable outil mathématique, les fonctionnalités du classeur excel sont d’ailleurs enseignées aux élèves du primaire au lycée.

Une formation excel qu’on oublie pourtant vite une fois l’école terminée.

Pourquoi faire un graphique excel ?
Les graphiques servent au quotidien.

Mais avant de créer un graphique, il faut savoir que plusieurs types de graphiques sont disponibles dans le logiciel et que chacun d’entre eux permettent de traduire graphiquement un certain type de données :

  • L’histogramme : ce type de graphique se caractérise par des barres verticales qui permettent d’évaluer une ou plusieurs données afin des les comparer. Ce graphique peut notamment être utilisé pour se rendre compte des différences entre deux objets analysés.
  • Les courbes : ce graphique utilise des lignes droites ou des courbes pour montrer l’évolution d’une ou plusieurs caractéristiques dans le temps.
  • Les secteurs : il s’agit du fameux « camembert » très utilisé dans les manuels scolaires ou rapports professionnels. Ils permettent de lire très rapidement la répartition des données grâce au système de fraction adapté à un disque.
  • Le graphique hiérarchique : graphique utile lorsqu’il est nécessaire de conserver une certaine hiérarchie dans les données.
  • Le graphique statistique : utilisé pour les données statistiques.
  • Nuage de points ou graphique en bulles : montrer les relations entre plusieurs ensembles de valeurs.
  • Graphique en cascades : pour représenter des valeurs positives et négatives.
  • Un graphique combiné : utilisé lorsque la plage de valeurs ou les données ne sont pas ordonnées.

Ainsi, chaque graphique doit être choisi avec réflexion afin que celui-ci soit efficace et le plus adapté à la situation.

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Organiser ses données utiles au graphique

Comme pour réaliser un tableau excel, avant de créer un graphique, il est nécessaire d’ordonner ses chiffres ou autres données dans les bonnes cases afin que le logiciel comprenne ce que vous souhaitez faire.

Pour commencer travail, il faut dans un premier temps, choisir le type de données que vous allez utiliser pour le graphique et lui donner un nom que vous inscrirez dans la première ligne du tableau.

Par exemple si votre graphique a pour vocation d’analyser le nombre de personnes inscrites dans une association dans le temps, il faudra alors inscrire dans la case B1 « membres bénévoles » et dans la case C1 « membres salariés ».

La colonne A sert quant à elle à donne le facteur temps. Vous pouvez ainsi y inscrire dans la case A2 « 1950 », la case A3 « 1960 », etc. Il s’agit des étiquettes de votre graphique.

Une fois les caractéristiques inscrites dans le tableau, il ne reste plus qu’à y glisser toutes les données correspondant aux critères (année, nombre de salariés, nombre de bénévoles).

Il n’est pas obligatoire de comparer deux colonnes ensemble. Vous pouvez très bien vous contenter de choisir un type de données pour une colonne et des étiquettes pour les lignes. Cela donnera alors un graphique plus simple.

Pour créer un camembert, cela est encore plus simple car il s’agit simplement d’inscrire toutes les informations qui forment le total puis d’inscrire le nombre correspondant à chaque donnée.

Par exemple :

  • Personnes salariées – 23,
  • Personnes bénévoles -110.

Le logiciel Excel se chargera ensuite de faire lui même les calculs de pourcentage afin de créer le graphique.

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A quoi servent les graphiques excel ?
Qui a dit que les graphiques étaient complexes ?

Créer le graphique sur le tableur Excel

Une fois que toutes les données sont écrites sur la feuille de calcul excel, il n’y a plus qu’à suivre les démarches de la création d’un graphique. Celle-ci ne prennent pas beaucoup de temps. Le plus chronophage est avant tout de rentrer toutes les données nécessaires.

La première étape consiste à sélectionner toutes les cellules de données remplies dans le tableur Excel.

Vous pouvez cliquer sur la cellule la plus en haut et à gauche, appuyer sur « shift » et y rester tout en cliquant sur la dernière cellule tout en bas à droite. Cette manipulation permet alors de sélectionner l’intégralité du tableau.

Vous pouvez tout aussi bien utiliser la méthode de base, c’est-à-dire en gardant votre doigts sur le bouton gauche de la souris afin de sélectionner toutes les cellules de votre choix.

Une fois cette opération faite, cliquez sur l’onglet « Insertion » du logiciel Microsoft, juste au dessus de la barre d’outils. De nouveaux éléments vont ainsi apparaître dans votre barre d’outils.

Dans la section « Graphiques », vous pouvez alors choisir quel type de graphique vous souhaitez mettre en forme. Une option « graphiques recommandés » est également disponible pour ceux qui ne sauraient pas lequel choisir.

  • Histogramme : rectangles verticaux,
  • Courbes : plusieurs droites qui s’entremêlent,
  • Secteurs : camembert ou disque partagé,
  • Le graphique hiérarchique : un carré séparé en trois parties,
  • Le graphique statistique : barres fines bleues,
  • Nuage de points ou graphique en bulles : petits points de différentes couleurs,
  • Graphique en cascades : rectangles non réguliers de tailles différentes,
  • Un graphique combiné : rectangles avec points alignés.
Quels sont les représentations graphiques disponibles dans le logiciel ?
Vous pouvez choisir le style de graphique que vous souhaitez.

Les petites flèches présentes à côté de chaque graphique permettent de visualiser les sortes de graphiques avant de choisir la mise en forme qui vous convient le plus (boursier, radar, bulles, etc). En passant la souris dessus, il est possible de profiter d’un aperçu adapté à vos données.

Vous n’avez plus qu’à cliquer dessus pour que le graphique s’affiche sur votre feuille de calcul.

Il ne reste plus qu’à donner un titre à votre graphique en double cliquant sur le texte de titre puis, une fois le titre écrit, cliquez ailleurs sur la feuille Excel.

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Modifier la mise en forme d’un graphique Excel

Votre graphique est prêt ! Mais comment modifier votre graphique une fois réalisé ?

Il suffit de cliquer sur le graphique puis de se rendre dans l’onglet « création » qui s’affiche une fois le graphique sélectionné. Dans la nouvelle barre d’outils, un bouton se nomme « Ajouter un élément graphique ».

C’est notamment avec ce bouton que vous pourrez avoir la main sur votre graphique pour :

  • Les axes,
  • Le titre des axes,
  • Le titre du graphique,
  • Les étiquettes de données,
  • Le quadrillage,
  • La légende.

Le plus recommandé est de mettre en forme la légende afin que le graphique soit compris de tous, surtout sil est destiné à un large public. Ce n’est pas parce que le graphique vous paraît simple qu’il l’est pour tout le monde.

Comment modifier un graphe ?
À vous de mettre en forme votre image comme vous le souhaitez.

Exporter le graphique du logiciel Excel

Pour pouvoir utiliser son graphique ailleurs que sur sa feuille de calcul, il est nécessaire de l’exporter ou de l’enregistrer.

Exporter le graphique sur Microsoft Word

Pour déposer le graphique sur une page de traitement de texte comme word, rien de plus simple. Il suffit alors de sélectionner le graphique, faire un clic droit pour le copier puis de le coller dans le logiciel Microsoft Word. Cette démarche permet d’intégrer le graphique à côté d’un texte afin de l’illustrer.

Exporter le graphique sur LibreOffice

Si vous disposez du logiciel libre « LibreOffice », il est aussi bien évidemment possible de copier et coller votre tableau ou graphique LibreOffice Calc sur votre logiciel LibreOffice Writer. Pour cela, une fois votre graphique réalisé, il suffit de le copier, de se rendre sur la page Writer, de cliquer droit, se rendre sur « collage spécial », aller dans « plus d’options » puis de cliquer sur « Star Object Descriptor ». Votre graphique apparaîtra directement sur votre page et vous n’aurez plus qu’à le placer où vous souhaitez.

Enregistrer le graphique en PDF

Pour enregistrer le graphique en PDF, rendez-vous dan « fichier », « enregistrer sous », puis choisissez le format PDF dans le menu déroulant du système d’enregistrement.

Enregistrer le graphique en JPG

Afin de garder le graphique uniquement comme image, vous pouvez copier et coller votre graphique dans un logiciel comme Paint, puis de l’enregistrer au format JPG.

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À quoi sert de faire un graphique sur Excel ?

Le graphique excel est extrêmement utile pour illustrer des propos et rendre des informations et données indigestes plus faciles à lire. Les graphiques excel peuvent être utilisés pour effectuer un rapport, pour prouver des chiffres, montrer une évolution, et utiliser tout cela dans la vie professionnelle ou personnelle.

En effet, les graphiques peuvent énormément servir dans la vie de tous les jours pour mettre une image sur ses dépenses ou autres chiffres clés du quotidien.

On peut également comparer les dépenses de deux personnes dans un couple ou entre amis lors de vacances en groupe. Vous l’aurez compris, toutes les données peuvent être transformées en graphique.

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Se faire accompagner pour réaliser un graphique excel

Comment apprendre à faire un graphique ?
Se faire accompagner pour créer des graphiques permet un gain de temps considérable.

Tout le monde ne vient pas de la génération internet et autres nouvelles technologies. Alors que les enfants d’aujourd’hui apprennent dès le plus jeune âge à se servir de l’ordinateur et de ses logiciels les plus célèbres, les anciennes générations doivent apprendre doivent apprendre à maîtriser l’ordinateur par leurs propres moyens.

Prendre des cours informatiques en groupe

La première solution pour apprendre à maîtriser les outils informatiques est de s’inscrire à des cours d’informatique en groupe. À raison d’une fois par semaine ou encore une fois par mois, les participants découvrent petit à petit les fonctions principales de l’ordinateur : créer un dossier, aller sur internet, envoyer des mails, écrire sur word, faire un tableau sur excel, etc.

Car en effet, les tableaux simples d’excel font partie des connaissances de base à avoir pour savoir se servir d’un ordinateur. Les tableaux les plus poussés sont, eux, étudiés au lycée ou lors des études supérieures.

Les cours d’informatique sont proposés par des écoles d’informatique ou encore des associations. Par groupe de niveaux, ces cours permettent d’apprendre à faire un tableau excel sans se prendre la tête tout seul chez soi. Une très bonne solution pour ceux qui n’auraient pas la patience de mettre le nez dans les bouquins.

Participer à un stage intensif

Tout le monde n’a pas le temps ou les moyens de suivre des cours réguliers d’informatique. De plus, certaines personnes savent déjà très bien maîtriser l’ordinateur mais n’ont besoin que d’un petit coup de pouce pour apprendre à faire des tableaux et graphiques excel.

Dans ce cas, choisir le stage intensif d’informatique est beaucoup plus judicieux que de s’ennuyer en suivant des cours informatique pour débutants alors que l’on sait déjà aller sur internet.

Les stages intensifs peuvent ainsi être proposés selon des thèmes et il y a de grandes chances que vous trouviez facilement un stage dédié à la réalisation de graphiques excel, pour le monde professionnel comme pour les particuliers.

Suivre des cours particuliers informatique

Autre astuce : demander de l’aide à un professeur particulier. L’avantage ? Vous pourrez étudier en profondeur les graphiques excel selon vos besoins et vos attentes sans avoir à suivre le rythme d’un groupe d’élève. Le professeur est là uniquement pour vous.

Prendre des cours particuliers d’informatique est une manière très flexible de progresser avec le logiciel excel. Vous choisissez vos horaires et la fréquence des cours. De plus, vous pouvez choisir votre professeur en fonction de ses compétences et de vos envies.

Les cours particuliers peuvent durer quelques semaines le temps d’apprivoiser les techniques de graphiques ou bien toute une année, voire plus, si vous souhaitez approfondir vos connaissances.

Comment apprendre à dessiner un graphique sur excel ?
Prêt pour suivre des cours particuliers d'informatique ?

Apprendre avec les manuels informatique

Pour les plus courageux, il est tout à fait possible d’apprendre à faire des graphiques excel à l’aide de manuels informatique. Mais attention à choisir des ouvrages récents car les logiciels sont régulièrement mis à jour et l’interface a largement changé depuis les années 2000. Il ne vaut donc mieux pas compter sur les vieilles versions que vous pouvez trouver en bibliothèque (heureusement, certaines possèdent aussi parfois des versions plus récentes).

Essayez de regarder en librairie généraliste, vous devriez trouver votre bonheur si vous ne cherchez pas à devenir ingénieur informaticien.

Utiliser les tutoriels en ligne

Histogramme, courbes, secteurs, camembert, graphique hiérarchique, graphique statistique, nuage de points ou graphique en bulles, graphique en cascades ou encore graphique combiné, vous trouverez tous les tutoriels de base sur internet, et notamment Youtube.

De nombreux passionnés d’informatique prennent le temps de réaliser des vidéos pour expliquer, point par point, comment faire un graphique à partir d’un tableau excel. L’avantage est que vous avez un visuel pour mieux comprendre quelles sont les étapes à suivre.

Il n'y a plus qu'à s'entraîner !

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Yann

Fondateur de SuperPROF, je suis dévoré par l'envie de découvrir et de toujours apprendre de nouvelles compétences.