« L’erreur est humain mais un véritable désastre ne peut être qu’informatique. » Victor Hugo

Dans la suite bureautique de Microsoft (Word, Powerpoint, etc), le logiciel Microsoft Excel est l’un des plus utilisés, mais pas toujours le plus maîtrisé par ses utilisateurs.

Que vous ayez des tableaux croisés dynamiques ou autre tableau dans votre fichier Excel, de nombreuses formules permettent de vous faciliter l’organisation et le calcul de données. Bien au-delà des formules de bases pour additionner, multiplier ou soustraire, plusieurs fonctions permettent de choisir ses conditions de tri du tableur Excel.

Comment utiliser et se servir des fonctions Excel, et surtout, qu’est ce qu’une fonction de comparaison logique ? Telle une véritable formation Excel, on vous dit tout sur les formules Excel pour gérer devant votre feuille de calcul et gagner du temps.

Les fonctions de comparaison logique dans Excel

Les fonctions SI, ET, OU et NON, ne sont pas toujours très bien connues des utilisateurs occasionnels du logiciel de Microsoft Office et pourtant, celles-ci peuvent s’avérer très utiles dans la réalisation de tableaux sur la feuille de calcul. Elles permettent de réaliser des comparaisons logiques entre différentes données et selon plusieurs conditions et critères sur votre classeur.

Pourquoi utiliser Excel ?
Les logiciels Microsoft offrent de nombreuses possibilités et fonctions.

Elles font partie de ce qu’on appelle une macro.

Une macro est un ensemble de consignes qui permettent de réaliser un objectif précis ou bien de donner un résultat. On peut notamment inclure les calculs du tableau Excel (SOMME, etc) comme des macros.

La principale fonction Excel de ce type est la fonction SI. Selon le logiciel :

« La fonction SI est l'une des fonctions les plus populaires dans Excel et vous permet d'effectuer des comparaisons logiques entre une valeur et ce que vous attendez. »

Cette fonction est généralement utilisée tout au bout d’une ligne de données dans un tableau. Elle est alors inscrite dans la barre d’outils. Il s’agit d’une formule qui peut avoir deux résultats différents, A ou B (par exemple). En mettant le terme SI, cela implique que si la condition introduite par le SI est respectée, le résultat sera A. Si la condition n’est pas respectée, le résultat sera B.

La fonction SI peut aussi être utilisée avec les autres fonctions (OU, ET, NON). En effet, parfois, plusieurs conditions doivent être avérées, ou bien la ou les conditions doivent être vraies ou fausses, ou encore celles-ci ne correspondent pas à votre choix.

C’est pourquoi, les fonctions ET, OU, NON peuvent être utilisées seules, ou bien avec la fonction SI.

Une fois le tableau Excel réalisé et avant de s’attaquer à la mise en forme, il faut établir une « table des vérités ». Le mieux étant de créer un organigramme pour éviter de se perdre dans toutes les conditions.

Celui-ci doit présenter votre algorithme afin que vous puissiez créer la formule sans erreurs, et sans oublier les parenthèses et les points-virgules (pour donner les différents résultats envisageables).

Le point virgule est indispensable pour bien séparer les deux résultats possibles sur la feuille Excel. Faites attention à ne pas l’oublier ou l’opération pourra être fausse.

Pour vous aider, pourquoi ne pas prendre des cours d'informatique ?

La fonction SI d’un fichier excel

Selon le Support Office, la définition de la fonction est ainsi inscrite :

« La fonction SI permet d’effectuer une comparaison logique entre une valeur et une hypothèse en testant une condition et en renvoyant un résultat Vrai ou Faux. »

Autrement dit, la fonction SI permet de comparer la valeur numérique ou autre d’une cellule d’après une condition définie par l’utilisateur. Cela donne alors une nouvelle valeur qui fait office de réponse.

La formule de base pour utiliser la fonction est celle-ci :

=SI(Condition; Valeur si condition est remplie; Valeur si condition n’est pas remplie)

Il faut alors utiliser ce qu’on appelle les opérateurs logiques du logiciel Microsoft Excel :

  • est égal à (=),
  • est différent de (<>),
  • est supérieur à (>),
  • est supérieur ou égal à (>=),
  • est inférieur à (<),
  • est inférieur ou égal à (<=),

La « Valeur si condition est remplie » représente alors la valeur renvoyée par la formule si la condition émise est vraie dans le cas de la cellule sélectionnée. Si la condition est fausse, la « Valeur si condition n’est pas remplie » s’affichera.

Comment mettre en place le comparateur logique SI ?
Voici comment se structure la fonction SI.

Contrairement à ce qu’on pourrait penser, la réponse apportée par la formule n’est pas obligatoirement en chiffre. Si les réponses apportent du texte, alors la formule ressortira également un texte. Les réponses peuvent donc être des chiffres, du texte, des cellules :

  • =SI(A2>10, « Pour », « Contre »),
  • =SI(A2>10, A4, 0).

La comparaison logique peut par exemple être utilisée en admettant une valeur telle que « a » dans la première cellule (A1), une condition comme « est plus grande que « b », la formule sera alors :

SI(A1>b ; « pour »; « contre »)

Le résultat sera alors « pour » ou « contre » à chaque cellule testée.

Le fonction SI peut aussi être imbriquée dans le cas où plusieurs conditions doivent être indiquées afin de trouver le résultat. Il faut alors utiliser les fonctions SI en les imbriquant les unes dans les autres.

Dans cas, il faut que les réponses soient des paliers. La formule peut donc ressembler à ceci :

=SI(B3>90; « A »;SI(B3>80; « B »;SI(B3>70; « C »)))

Chaque condition doit faire partie de l’une des réponses de la précédente. Il faut alors qu’il y ait un système de palier pour que cette formule fonctionne.

Si la note en A1 est inférieure à 4, alors afficher "nul" ; si A1 compris entre 4 et 8, alors afficher "insuffisant" ; si A1 compris entre 8 et 12, alors afficher "moyen" ; si A1 compris entre 12 et 16, alors afficher "bien" ; sinon afficher "très bien" se traduit par la formule :
=SI(A1<4;"nul"; SI(A1<8;"insuffisant";SI(A1<12;"moyen"; SI(A1<16;"bien";"très bien"))))

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Nos astuces pour l'utilisation des SI imbriqués

Pour faciliter l'utilisation des fonctions SI imbriquées, il existe plusieurs possibilités.

Comment améliorer son utilisation d'Excel ?
Un peu de courage, vous allez réussir à maîtriser ces formules !

Première astuce : le retour à la ligne

La première est d'utiliser le retour à la ligne dans la barre de formule. Une formule s'affiche sans interruption et devient donc difficilement lisible à un certain stade. En renvoyant à la ligne après chaque utilisation du SI, vous facilitez la lecture et vous limitez le risque d'erreur. Le retour à la ligne s'effectue en appuyant sur les touches Alt et Entrée. Rassurez-vous, ils n'ont aucune incidence sur la formule et au lieu d'avoir ceci : =SI(C2<2;"très bas";SI(C2<5;"bas";SI(C2<9;"moyenne inférieure";SI(C2<12;"moyenne supérieure";SI(C2<15;"élevé";"très élevé"))))), vous obtenez ceci :

=SI(C2<2;"très bas";<br /><br />
SI(C2<5;"bas";<br /><br />
SI(C2<9;"moyenne inférieure";<br /><br />
SI(C2<12;"moyenne supérieure";<br /><br />
SI(C2<15;"élevé";"très élevé")))))

Deuxième astuce : les couleurs des parenthèses

L'utilisation des parenthèses dans les formules complexes peut s'avérer difficile. Vous pouvez en oublier, surtout avec des fonctions SI imbriquées.

Heureusement, vous pouvez cliquer dans la barre de formule contenant votre formule et Excel vous affichera les paires de parenthèses avec une couleur différente pour chaque paire. Ainsi, vous pourrez plus facilement repérer s'il y a une erreur. C'est aussi valable pour les autres formules complexes que nous verrons par la suite.

Troisième astuce : SI.CONDITIONS

Pour vous débarrasser des nombreuses répétitions des SI( et des nombreuses parenthèses et si vous possédez une version Excel postérieure à 2016, vous pouvez utiliser la formule SI.CONDITIONS. Cette formule remplace à elle seule les fonctions SI imbriquées en listant les conditions nécessaires au résultat.

Par exemple :

=SI.CONDITIONS(PrenomClient="Jean";"Français";PrenomClient="Luigi";"Italien";PrenomClient="John";"Américain";PrenomClient="Ivan";"Russe";" ").

D'autres utilisations de la fonction SI

Vous pouvez utiliser d'autres formules liées à SI :

  • SIERREUR : vous pouvez éviter les erreurs comme #N/A , #VALEUR! ou #DIV/0 en utilisant cette fonction,
  • MAX.SI et MIN.SI : disponibles à partir d'Excel 2016, ces fonctions vous permettent de déterminer la valeur maximale MAX.SI ou la valeur minimale MIN.SI parmi une liste de valeurs définies, remplissant des conditions particulières,
  • MOYENNE.SI & SOMME.SI et NB.SI> : ces fonctions permettent de calculer respectivement la moyenne, la somme ou le nombre de cellules qui correspondent à une condition / à un critère.

Quelle est la limite de la fonction SI ?

Vous ne pouvez pas imbriquer autant de SI que vous le souhaitez. Jusqu'à la version Excel 2003, vous pouviez utiliser 7 fois la fonction SI. A partir de la version 2007, la limite a été relevée à 64.

Cependant, il faut être réaliste : en pratique, cette formule est inutilisable passée un certain nombre de conditions !

  • D'abord parce que cela aura un impact sur la performance du logiciel,
  • Ensuite parce que la fonction sera quasi illisible et donc difficilement modifiable si vous faites une erreur ou que vous avez besoin de changer un critère. Vous vous perdrez aisément !

C'est pourquoi elle peut être combinée à d'autres fonctions.

Comment apprendre à se servir d'Excel ?
Excel dispose de nombreuses fonctionnalités pour vous faciliter les calculs !

La fonction SI utilisée avec la fonction ET

La fonction ET du logiciel Excel dans le cadre d’un tableau croisé dynamique ou d'un tableau simple, permet de faciliter l’ajout de fonction SI. Utiliser le ET diminue la longueur de la formule et la rend plus claire et plus facile à créer.

Comme expliqué précédemment, si plusieurs conditions entrent en jeu, il est nécessaire de les imbriquer pour pouvoir obtenir un résultat correct. Il faut alors vérifier la première avant de passer à la suivante et d’utiliser un système de paliers.

La formule est interminable et favorise les erreurs.

En utilisant la fonction ET, la formule est largement simplifiée puisque la fonction remplace toutes les conditions ajoutées. Le principe de la fonction ET est que la formule vérifie d’abord l’ensemble des conditions indiquées par le ET, puis utilise en dernier la fonction SI pour indiquer le résultat. Si l’une des conditions n’est pas remplie dans l’ensemble de la fonction ET, alors la réponse sera négative.

Ainsi, il est possible de créer une formule :

=SI(ET(A1=« vrai »;A2=« vrai »;A3= « vrai »)=VRAI; « tout est vrai »; « tout n'est pas vrai »)

Le résultat négatif indique alors que tout n’est pas positif, mais pas forcément que tout est négatif.

Autre exemple :

Afficher "Monsieur le baron !" si toutes ces conditions sont réalisées : A2 (sexe)=homme, B2 (statut)=marié, C2 (épouse)=baronne et D2 (pointage)=présent ; sinon afficher seulement "Bonjour" se traduit par la formule =SI(ET(A2="homme";B2="marié"; C2="baronne"; D2="présent");"Monsieur le baron !"; "Bonjour")

Pourquoi dessiner un organigramme pour excel ?
Il est important de s'organiser avant de créer une formule.

La fonction ET peut aussi être utilisée seule. Dans ce cas, une condition ET retournera VRAI si et seulement si, tous les tests de la fonction sont vrais.

Exemple : =ET(condition 1;condition 2;condition 3; ...).

Fonction SI en combinaison avec fonction OU

Pour créer des formules dans une feuille de calcul Excel, et se servir des comparaisons logiques, il y a la fonction SI, ET, mais aussi la fonction OU. Tout comme la fonction ET, la fonction OU s’utilise avec la fonction SI afin de simplifier et de clarifier les calculs. Il s’agit de fonctions avancées du logiciel pour automatiser les calculs.

Le problème avec la fonction ET, est que toutes les conditions doivent être vraies afin d’obtenir une réponse positive à la formule totale. Grâce à la fonction OU, il est possible qu’une seule condition parmi toutes les conditions énoncées ne soit vraie.

Voici le type de formule que vous pouvez alors trouver :

=SI(OU(A1=« vrai »;A2=« vrai »;A3= « vrai »)=VRAI; « au moins une condition est vrai »; « rien n’est vrai »)

Autre exemple :

Afficher "Pilote" si A3 contient l'une des données suivantes : avion, formule 1, moto ; afficher "Conducteur" si A3 contient bus, train ou voiture ; sinon afficher "?"
se traduit par la formule
=SI(OU(A3="avion";A3="formule 1"; A3="moto");"Pilote";SI(OU(A3="bus"; A3="train";A3="voiture");"Conducteur";"?"))

La réponse est positive avec une seule condition d’avérée, et la réponse est négative si toutes les conditions sont fausses.

Tout comme pour la fonction ET, la fonction OU permet alors de n’utiliser que deux fonctions au lieux de cinq ou vingt.

Les fonctions ET et OU peuvent aussi être utilisées simultanément au sein d’une fonction SI. Cela permet alors d’élargir le nombre et le type de formules possibles. Ainsi, il est possible s’associer les avantages de la fonction ET (toutes les conditions doivent être avérées) et ceux de la fonction OU (au moins une condition doit être avérée).

Utiliser les trois fonctions en même temps permet de calculer avec trois conditions par exemple. Dans le cas où vous souhaitez qu’une condition soit avérée, et au moins l’une des deux autres, il faudra alors utiliser dans un premier temps la fonction ET, puis la fonction OU, tout en les imbriquant dans la fonction SI.

Par exemple, nous avons trois conditions A, B et C. Nous voulons sélectionner tous les cas où la condition A est remplie ainsi qu'au moins une condition parmi B et C. La formule finale serait :

=SI(ET(A2="janvier";OU(B2>10000;C2="Oui")=VRAI)=VRAI;"entre dans le calcul";"ne rentre pas dans le calcul").

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Comme la fonction ET, la fonction OU s'utilise seule également. Une condition OU retournera VRAI si une seule (ou plus) des conditions de la fonction est vraie.

Exemple : =OU(condition 1;condition 2;condition 3; ...).

La fonction NON dans le logiciel Excel

La fonction NON permet de considérer un résultat selon une condition qui n’est pas remplie. Le fonction SI est encore employée afin d’introduire l’idée de condition, mais la fonction NON inverse le rôle des résultat. Cette fonction permet de donner un résultat positif si la condition n’est pas avérée.

Elle est en ce point, semblable à l’opérateur logique qui signifie la différence : <>.

Ainsi la formule : =SI(A1<> « français »; « étranger » ; « européen ») donnera le même résultat que =SI(NON(A4= « français »); étranger »; « européen »).

La fonction NON peut aussi être introduite dans la fonction SI en même temps que la fonction OU et la fonction ET. L’ensemble de ces fonctions compliquent la formule mais facilitent tout de même l’écriture de celle-ci et permettent de réaliser des calculs simplement et rapidement avec le logiciel de Microsoft Office.

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Yann

Fondateur de SuperPROF, je suis dévoré par l'envie de découvrir et de toujours apprendre de nouvelles compétences.