Nul besoin de rappeler à quel point les Flamands sont réputés pour leur politesse, leur professionnalisme et leur sérieux : la rédaction de l'e-mail professionnel flamand est prise très au sérieux ! On n'écrit bien entendu pas un e-mail professionnel comme on rédige un SMS à un ami... Pour l'e-mail professionnel flamand, il est conseillé de bien choisir son langage mais surtout ses mots, sa ponctuation, car absolument tout peut être un signe de quelque chose.
Vous devez peut-être rédiger un e-mail professionnel flamand mais vous n'êtes pas certain(e) d'adopter la bonne méthode et vous avez peur de tomber dans des pièges à éviter parce que vous êtes francophone ? Pas de problème : Superprof vient à votre secours en vous livrant les meilleures astuces !
Pourquoi est-il essentiel de maîtriser la rédaction d'e-mails professionnels en flamand ?
Que vous résidiez en Belgique ou aux Pays-Bas, maîtriser la rédaction d'e-mails est essentiel dans le cadre de votre travail. Quel que soit votre corps de métier, vous aurez nécessairement, à un moment ou à un autre, la nécessité de passer par la rédaction d'un e-mail professionnel.
Dans le cas où vous avez une simple question ou bien une problématique, vous devrez alors trouver la bonne méthode pour tourner adroitement votre message et faire passer l'idée !
Accès à de nouvelles opportunités professionnelles en Belgique et aux Pays-Bas
La toute première raison, également la plus évidente, de maîtriser l'e-mailing professionnel flamand concerne l'ouverture à de nouvelles occasions sur le marché de l'emploi. Vous êtes à la recherche d'un contrat ? Il vous faut maîtriser l'e-mailing !
Dans le cas où vous êtes par exemple Wallon et que vous souhaitez trouver un emploi en Flandre ou aux Pays-Bas, sachez que du point de vue des entreprises, maîtriser l'e-mailing flamand (ou néerlandais) est une nécessité !
Facilitation de la communication avec les partenaires néerlandophones
Dans le cas où vous travaillez au sein de bureaux, dans le domaine du commercial, de l'international ou encore du marketing, vous aurez nécessairement besoin de pouvoir rédiger un e-mail professionnel flamand afin de communiquer avec des entreprises néerlandophones aux Pays-Bas ou en Flandre. Les partenaires néerlandophones de la Wallonie sont bien évidemment nombreux !
partenaire économique de la Belgique.
En termes d'exportation, les Pays-Bas sont en 3e position.
Renforcement des relations interpersonnelles et professionnelles
Entre collègues francophones et néerlandophones, savoir maîtriser un e-mail professionnel flamand peut également vous mener à tisser des liens de travail et d'amitié avec vos collègues néerlandophones ! Mais également dans le cadre plus personnel, au sein de ses relations amicales, cela peut s'avérer bénéfique.
Les éléments clés d'un e-mail professionnel en flamand
L'objet de l'e-mail : clarté et pertinence
Rappelez-vous bien que le destinataire professionnel reçoit une grande quantité d'e-mails à traiter quotidiennement : il n'est donc pas question de laisser un objet trop vague tel que "Question" ou encore de laisser vide l'espace pour l'objet ! Votre message doit être :
- concis,
- clair,
- direct,
- pertinent.
À titre d'exemple, préférez un objet d'e-mail tel que "Question concernant la réunion de [date] avec [personne(s)]" plutôt que simplement "Question" ou "Aide"...
La salutation : choisir la formule adaptée
À présent, nous voici au cœur de la rédaction du contenu même de l'e-mail ! Par quoi commencer maintenant ? Il est parfois beaucoup plus difficile d'entamer les tout premiers mots d'un e-mail que la suite, un peu comme le fameux syndrome de la page blanche ! Au quotidien, les mots utilisés sont plus courants.
Nous disposons à l'heure actuelle d'innombrables outils pour combler ce fameux syndrome problématique : des outils pour bloquer les distractions, des assistants d'écriture utilisant l'IA pour se faire la main et donner des idées...
La formule de politesse utilisée va largement dépendre du degré de connaissance avec le destinataire.
| Formule de politesse | Traduction littérale la plus proche | Dans quels cas ? | Usage précis |
| "Geachte heer/mevrouw" | "Estimé(e) Monsieur/Madame" | Utilisation la plus respectueuse | Pour une formule formelle à destination d'une personne d'un niveau hiérarchique supérieur / une personne inconnue / une entité générique (sans genre précis) |
| "Beste heer/mevrouw" | "Cher Monsieur/Madame" | Utilisation légèrement moins formelle | Pour une formule plus informelle, tout en gardant un certain professionnalisme mais en étant plus relaxé(e) - le destinataire est connu |
Le corps du message : structure et concision
En avant pour le corps du message, à présent ! Dès l'introduction, vous devez bien évidemment présenter l'objet de votre e-mail, cette fois en plus de mots qu'au sein de l'objet.
Énoncez dans le tout premier paragraphe les points principaux, en rappelant bien le contexte précis afin de poser le sujet.
Rappelez-vous que l'e-mail demeure toujours plus court qu'une lettre : n'écrivez que ce qui est essentiel, sans fioritures. Le but n'est pas de faire une dissertation mais bien un e-mail professionnel !
Les phrases des prochains paragraphes se doivent d'être également claires et concises, en allant vraiment droit au but.
N'oubliez cependant pas d'inclure de bons arguments solides dans votre rédaction de l'e-mail : ceci va apporter de la consistance à votre propos.
La clôture : formules de politesse appropriées
Rédiger un e-mail en néerlandais nécessite, en toute fin de rédaction, une formule de politesse adaptée. Tout comme pour un entretien d'embauche, en quelque sorte. Voici un exemple de phrases courantes e-mail flamand pour clôturer votre e-mail professionnel flamand !
| Formule de politesse | Traduction littérale la plus proche | Dans quels cas ? | Usage précis |
| "Met vriendelijke groet" | "Cordialement / Avec mes salutations amicales" | Utilisation la plus standard | Pour une formule formelle respectueuse à un supérieur ou à un collègue, ou encore à un inconnu |
| "Hoogachtend" | "Veuillez agréer l'expression de ma haute considération" | Utilisation la plus respectueuse | Pour une formule formelle à destination d'une personne d'un niveau hiérarchique supérieur / une entité générique (sans genre précis) |
| "Vriendelijke groeten" | "Salutations amicales" | Utilisation moins formelle | Pour une formule plus informelle, tout en gardant un certain professionnalisme mais en étant plus relaxé(e) - le destinataire est connu |
Conseils pratiques pour une rédaction efficace
Réfléchir avant d'écrire : définir l'objectif de l'e-mail
Bien sûr, un e-mail professionnel flamand ne doit en aucun cas être rédigé à la volée, ou sur un coin de table avec son ordinateur avec une batterie descendue à 2%. Vous devez garder en tête qu'il vous faudra lire et relire plusieurs fois votre e-mail, de manière à vous assurer qu'il est totalement adapté ! Prenez donc tout le temps qu'il faut pour le peaufiner. "Vite fait, mal fait" n'est pas acceptable lorsqu'il s'agit d'un e-mail professionnel !
Un sujet par e-mail : éviter la confusion
Évitez surtout de mêler plusieurs problématiques au sein d'un seul e-mail : cela crée la confusion et limite le champ d'action !
Faire court et précis : capter l'attention du destinataire
Il faut demeurer précis, clair et synthétique car votre interlocuteur a devant lui une quantité phénoménale d'e-mails à traiter, aussi il va généralement lire en diagonale pour obtenir les informations capitales et ainsi déterminer l'urgence ou non de l'e-mail.
Inclure un appel à l'action clair (CTA)
Enfin, en conclusion, il convient de faire un très bref résumé du sujet principal, en rappelant l'urgence par exemple, ou la problématique, et en invitant à passer à l'action.
Il est important de terminer sur cette note avant la formule de politesse de clôture, car le Call To Action (CTA) permet au destinataire de ne pas perdre de vue le fait qu'il doive plus ou moins urgemment répondre à votre problématique. Vous pouvez par exemple poliment demander si le destinaire a une idée de la date à laquelle il pourra résoudre votre problème.
| Objectif visé | Pour obtenir une réponse rapide | Pour planifier une réunion | Pour inciter à adhérer à un contenu |
| Formule de politesse adaptée | Ik hoor graag van u | Laat me weten wanneer het u schikt om verder te bespreken | Download hier de volledige brochure |
| Traduction littérale | J'attends de vos nouvelles avec plaisir | Faites-moi savoir quand cela vous arrange d'en discuter davantage | Téléchargez la brochure complète ici |
Ne vous jetez pas dans la rédaction de votre e-mail sans avoir réfléchi à l'avance à ce qu'il vous faut écrire. Focalisez votre mail sur un seul sujet à la fois pour ne pas créer la confusion ! Captez l'attention en demeurant sobre, clair et concis, et surtout, terminez par un beau Call To Action !
Apprenez-en plus concernant la langue néerlandaise dans un cadre professionnel et formel via le portail du site de l'Union de la Langue Néerlandaise, Taalunie.
Vocabulaire et expressions courantes dans les e-mails professionnels en flamand
Phrases d'introduction
Pour entamer la rédaction du corps de votre e-mail, vous pouvez utiliser ces formules de flamand professionnel en adaptant selon votre objectif précis :
- "Wij schrijven u naar aanleiding van...", signifiant "Nous vous écrivons concernant..." ;
- "In navolging van ons telefoongesprek/onze vergadering van [datum]...", signifiant "En suivi de notre conversation téléphonique/notre réunion du [date]..." ;
- "In de bijlage vindt u [document/informatie]", signifiant "En pièce jointe, vous trouverez [document/information]".
Phrases de demande
Maintenant, place à l'action ! Vous avez besoin d'un service ou d'une information ? Allons-y :
- "Zou u mij alstublieft kunnen sturen...", signifiant "Pourriez-vous me faire parvenir..." ;
- "Hierbij stuur ik u de gevraagde documenten/gegevens", signifiant "Par la présente, je vous envoie les documents/données demandés" ;
- "Wij zijn op zoek naar [oplossing/dienst] en zouden graag meer informatie ontvangen over [product/dienst]", signifiant "Nous recherchons [solution/service] et aimerions recevoir plus d'informations sur [produit/service]".
Phrases de conclusion
Selon l'objectif de l'e-mail, vous pourrez soit remercier simplement et poliment la personne, soit l'inciter à répondre activement, ou encore la remercier de son attention !
- "Hartelijk dank voor uw tijd en aandacht", signifiant "Merci beaucoup pour votre temps et votre attention" ;
- "Nogmaals hartelijk dank en ik kijk ernaar uit om van u te horen", signifiant "Encore une fois merci beaucoup et j'ai hâte d'avoir de vos nouvelles" ;
- "Bij voorbaat dank", signifiant "Merci d'avance".
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